1. Strateginen tavoite
Strateginen tavoite tulee kirkastaa. Tavoite pitää nähdä sekä lyhyen että pitkän ajan kehityskulkuna.
Tavoitteiden tulee olla selkeitä, jotta niiden pohjalta voidaan luonnostella kehitysprojektit. Selkeitä tavoitteita ovat esimerkiksi kasvu (liikevaihdon kasvu 20%, kolme uutta tuotetta vuosittain, kustannusten alentaminen, henkilöstön motivaation kehittäminen uusilla työmenetelmillä).
Tavoitteet pitää myös kommunikoida, jotta jokainen on selvillä; samoin pitää määritellä, mitä kultakin odotetaan tavoitteiden saavuttamiseksi. Kommunikointi tapahtuu luomalla yrityksen strategiasuunnitelman (blueprint).
2. Taustatyö
Taustatyö on oleellinen osa arkkitehtuurin luomista. Taustatyön pitää sisältää:
- riittävä nykytilan analyysi (asiakkaat, tuotteet, prosessit)
- megatrendit , Industry Foresight
- kilpailuprofiili / SWOT / PESTLE.
Toisinaan voi olla paikallaan tehdä ulkopuolisen toteuttama markkinatutkimus, jolla selvitetään nykyisten ja uusien markkinoiden odotukset. Asiakkaiden kyky ja halu maksaa tuotteista tai palveluista voi avata silmät näkemään uusia mahdollisuuksia.
Taustatyö on myös organisaation koulutusta tuleviin muutoshankkeisiin.
3. Osaaminen ja resurssit
Koska järjestelmäarkkitehtuuri on koko yrityksen ja sen toiminnot kattava, on myös hanke resursoitava oikein. Oikeat henkilöt varmistavat, että myös vaikeat päätökset voidaan tehdä tehokkaasti: hankkeen rahoitus ja tarvittavat henkilöt saadaan käyttöön tarpeen mukaan.
Arkkitehtuuritiimin ytimenä pitää olla toimitusjohtaja tai todella isoissa yrityksissä ainakin johtoryhmän jäsen, jolla on riittävä näkemys koko yrityksen strategiaprosessiin.
Työnkulun, strategia-aineiston ja kehitysohjelmien hallitsemiseksi saattaa olla tarpeen hankkia siihen käyttöön suunniteltu ohjelmistotyökalu (esim. Fingertip, Orbus / iServer …).
4. Järjestelmäarkkitehtuurin luominen
Itse järjestelmäarkkitehtuuri rakennetaan projektina – myöhemmin sen ylläpito on osa jatkuvaa kehitystyötä. Viitekehyksenä voidaan soveltuvin osin hyödyntää ITIL-mallia tai TOGAF viitekehystä. Zachman-kehikko voi myös olla hyvä työkalu.
Mitkään työkalut eivät kuitenkaan voi korvata omaa ajattelua!
Arkkitehtuurin pitää sisältää:
- liiketoimintamalli
- tietohallintonäkökulma
- tietojärjestelmät
- infrastruktuuri
Arkkitehtuuri pitää olla tasapainossa liiketoiminnan ja teknologian osalta.
5. Huolellinen suunnittelu
Arkkitehtuurin rakentaminen on hyvin laaja-alainen projekti, joten rakentaminen pitää suunnitella huolellisesti. Ilman hyvää suunnittelua koko hanke alkaa venyä ja ohjautua sattumanvaraisesti kulloisenkin akuutin tilanteen ohjamana.
Suunnittelussa kannattaa ottaa mukaan ulkopuolinen taho, joka kykenee kokoamaan aikataulun, joka on irti yrityksen sisäisitä valtapeleistä. Tämä varmistaa tasapainoisen hankkeen etenemisen ja parhaan lopputuloksen.
6. Muutoshallinta
Muuttuvassa kilpailutilanteessa organisaatioilla näyttää olevan taipumus pitäytyä olemassa oleviin toimintatapoihin. Tämä tilanteen voittamiseksi pitää muutossuunnittelu ottaa mukaan heti alusta alkaen.
Hallittu muutoshallinta selkeyttää hankkeen tavoitteet, vaikutukset toimintoihin ja organisaatioon, luo toimintatavat muutosten tunnistamiseen, vahvistaa roolit ja vastuut. Myös muutoshallinnassa kannattaa hyödyntää jotain olemassa olevaa mallia (esim. Kotter 8 Step Model).
Muutoksen etenemistä pitää jatkuvasti seurata ja poikkeamiin pitää reagoida suunnitelman mukaisesti.