Käytännössä jokainen yritys tarvitsee liiketoimintajärjestelmän. Se voi olla perinteinen ERP-järjestelmä tai jokin toimialaspesifinen ratkaisu. Myös erilaisia hybridijärjestelmiä käytetään.
Näiden hankkeiden onnistuminen on ratkaisevasti riippuvainen siitä, miten hyvin liiketoiminnan 1) vaatimukset on tunnistettu, miten hyvin 2) prosessit tunnetaan ja mikä on 3) henkilöstön osaaminen ja kyky muutokseen. Jos järjestelmähanke etenee järjestelmävalintaan, niin olemme käyttäneet seuraavaa runkoa hankkeen toteuttamiseksi:
Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö rakennetaan yrityksen liiketoimintamallin ja prosessien tarpeiden ohjaamana.
Toimittajilta pyydetään tarjous määrämuotisesti eriteltynä, jotta tarjosuten vertailu on tasapauolista. Tarjouspyynnössä pyydetään esittämään ratkaisut seuraavasti eriteltynä (esimerkki):
- Toimittajan esittely
- Referenssien esittely
- Asiakas, toimipaikat
- Käytössä olevan järjestelmän laajuus
- Käyttöönottovuosi
- Järjestelmän historia ja kehityspolku (’road map’)
- Kuvaus ratkaisusta: ratkaisut esitettyihin järjestelmätarpeisiin
- Tarjouksen erittely ja tarjouksen hinnat
- Lisenssikustannukset (hankinta, vuokraus, pilvi)
- Projektikustannukset
- Toimittajan työ
- Asiakkaalta edellytettävä työ
- Ylläpitokustannukset (1. vuosi ja seuraavat viisi vuotta)
- Järjestelmän yleiskatsaus, toimintaperiaatteet, käyttöliittymä, teknologia ja tietokanta
- Infrastruktuurivaatimukset
- Liitettävyys (XML, sähköiset laskut, dokumentinhallinta, MS Office -integraatio jne)
- Alustava projekti- ja käyttöönottosuunnitelma
- Toimittajan projektihenkilöstön osaamisen esittely (CV:t ja kokemus).
Tarjousten vertailu
Tarjousten vertailua varten on tehty jo tarvemäärittelyvaiheessa vertailulomakkeisto. Tarjoukset kootaan lomakkeille vertailun helpottamiseksi. Toimittajavertailun arvioitavia kohtia ovat:
- toimittajan taloudellinen tila
- toimittaja ja järjestelmän kehittyminen
- jatkuvuus
- toimittaja
- tarjottu sovellus
- kehitystyö
- panostukset, resurssit, road map, versiohallinta, muut menetelmät
Lisäksi toimittajan ratkaisun arvioitavia kohteita ovat:
- referenssit
- ohjelmistolisenssikustannukset
- ohjelmiston ylläpitokustannukset
- projektityö
- projektin hoitomalli
- toimittajan rooli ja osallistuminen
- dokumentaatio
- arvioitu työmäärä ja aikatalu
- toimittajan henkilöstö
- osaaminen: 1) toimiala, 2) sovellus
- resurssien käytettävyys / sitouttaminen
Konsultti laatii yhteenvedon tarjouksista ja suositukset etenemisestä. Yhteenveto sisältää sekä taloudellisen että toiminnallisen yhteenvedon. Alla on malli taloudellisesta yhteenvedosta:
Referenssit ovat erittäin tärkeä osa toimittajavalintaa. Referenssit pyydetään kaikilta, mutta referenssikäynnit tehdään vain kahden viimeisen kandidaatin kanssa.
Tarjouspyynnössä kiinnitetään huomiota toimittajan sopimuspolitiikkaan ja toimittajan soveltamiin toimitusehtoihin (IT-2018 tms.). Konsultti työstää vertailut ja tekee niistä yhteenvedon päätöksentekoa varten. Alla on esimerkki toiminnallisuusvertailusta, joka tässä vaiheessa perustuu vielä toimittajan tarjousmateriaaliin:
Lopullisena vaiheena suosittelemme aina tekemään liiketoimintatapauksiin pohjautuvan demon asiakkaan aineistolla. Tämä antaa yleensä parhaan kuvan sekä järjestelmän kyvykkyydestä, että toimittajan osaamisesta. Ellei toimittaja kykene lataamaan ainakin osaa asiakkaan perustiedoista (asiakas, toimittaja, tuote, tuoterakenne, varastot) demoa varten järjestelmään, niin miten he voivat sitten tehdä sen kohtuullisin kustannuksin projektin aikana?
Hankintapäätös ja sopimus
Hankintapäätös on aina asiakkaan vastuulla. Päätös kuitenkin nojaa vahvaan näyttöön, kun edellä esitetyt hankinnan vaiheet on käyty läpi; tällöin ei tehdään ratkaisua tunteen vallassa tai sen vuoksi kun ’kaverillakin on tällainen’.
Olemme avustaneet useissa sopimusneuvotteluissa toimien asiakkaan asiantuntija; arvioimme sopimuksen ja sen ehdot sekä teemme aktiivisesti ehdotuksia, joilla vältetään pahimmat sudenkuopat tulevassa projektissa.
Projektisuunnitelma
Tietojärjestelmäprojektit ovat laajavaikutteisia, monimutkaisia ja niissä on useita intressiryhmiä. Siksi projektien suunnittelu on erittäin tärkeää. Hyvin suunniteltu projekti auttaa hallitsemaan vääjäämättä projektin aikana esiin tulevia poikkeuksia ja muutoksia.