2. Liiketoimintaprosessien kehittäminen

Prosessien mallintaminen avaa oven niiden jatkuvalle kehittämiselle. Mallintamistyön tavoitteena on

• tunnistaa prosessit
• mallintaa nykytila ja tavoitetila
• laajentaa yrityksen henkilöstön osaamista: miten nykyisin toimitaan ja miten halutaan toimia tulevaisuudessa

Kuvausten yksityiskohtaisuus määrittyy tavoitteiden mukaan. Ylätasolla voidaan mallintaa prosessit liiketoimintamallin selkeyttämiseksi. Detaljitasolla kuvataan yksittäisten toimintojen tietovirrat, tietovarastot ja työmenetelmät ja -välineet.

Prosessit kannattaa mallintaa vain tarvittavilta osin: tällöin pääpaino voi olla pääpaino on ohjattavuustekijöiden tunnistamisessa, ohjaustekijöiden määrittämisessä, vastuiden ja valtuuksien kuvaamisessa tai järjestelmätarpeiden todentamisessa. Joka tapauksessa kustakin prosessista kannattaa kuvata toiminnot, tiedonkulku, joiden avulla voidaan tunnistaa pullonkaulat, päällekkäiset työt sekä epäselvät tehtävät.

Lopputuloksena yrityksen henkilöstöllä on valmiudet ja kyky itsenäiseen toimintojen kehittämiseen. Tämä palvelee myös laatujärjestelmän (esim. ISO 9001:2015) mukaista kehittämistä.

Tässä on esimerkki prosessihierarkiasta:

1. Perustietojen hallinta (Master Data Management),
   1. Tuotetiedot ja tuoterakenteet
   2. Liiketoimintakumppanit: asiakkaat, toimittajat
   3. Organisaatio
   4. Varastot ja logistiikka
2. Asiakasprosessit
   1. Myynti ja markkinointi
      1. Ennusteiden käsittely
      2. Valikoimat ja hinnastot
   2. tilaukset
      1. Vakioasiakkaat,
      2. Satunnaiset asiakkaat,
      3. Vientimyynti,
3. Hankinta
   1. Hankinnan suunnittelu
   2. Hankinta
      1. Tuotteet (trading)
      2. Materiaalit ja pakkaustarvikkeet
      3. Alihankinta
      4. Palvelut
4. Valmistus / tuotanto
   1. Tuotannon suunnittelu
   2. Kuormitussuunnittelu ja tuotantotilaukset
   3. Valmistus ja valmistuskirjaukset
   4. Laadun hallinta
5. Varastointi ja toimitukset
   1. Varaston suunnittelu (varastopaikat, saldohallinta, saatavuus),
   2. Varaston hallinta: saapumiset, tuotteiden merkintä, inventointi
   3. Toimitukset
6. Taloushallinto
   1. Henkilöstöhallinto – palkat
   2. Reskontrat
   3. Kirjanpito
   4. Tilinpäätös
7. Laskutus,
   1. Kotimaa
   2. Vienti
   3. Pro Forma
8. Raportointi.

Yleensä kannattaa tunnistaa olemassa olevat vahvuudet (kilpailukykytekijät), sitten ongelmat ja näiden perusteella määritellä mitä kannattaa kuvata ja millä tarkkuustasolla.  Prossien mallintaminen tehdään poikkiorganisatorisissa pienryhmissä, jolloin kaikki ko. prosessiin osallistuvat organsiaatiot ovat edustettuna. Tämä lähestymnistapa palvelee yrityksen sisäisen tiedon jakamista (sisältää myös hiljaisen tiedon – ’tacit information’). Itse kuvaussessiossa työ tehdään kerralla valmiiksi -periaatteella, jolloin osallistujat voivat jatkuvasti nähdä ja todentaa roolit, aktiviteetit ja tietovirrat.

Kehittäminen tehdään karkeasti kolmella iteraatiotasolla:

1. kuvataan tarvittavilta osin nykytila
2. kuvataan karkeasti tavoitetila
3. täsmennetään prosessikuvaukset tarvittavilta osin yksityiskohtiin asti.

Alla on eräs esimerkki prosessikaaviosta, jota on hyödynnetty ylätason liiketoimintamallin hahmottamiseen: