Liiketoimintaprosessien mallintaminen pyrkii antamaan kokonaiskuvan toiminnan prosesseista ja niiden liittymisestä toisiinsa ja laajemmin yrityksen strategisiin tavoitteisiin. Mallintaminen pyrkii tuottamaan holistisen kuvan liiketoiminnasta prosessien ja tehtävien tasolla. Mallintaminen ei ole itsetarkoituksellista – kuvan tekemistä kuvan vuoksi. Mallintaminen on ennen kaikkea:
- teemahaastattelutilanne
- ongelman analysointia
- avointa roolien välistä kommunikointia
- ideariihi
- tiimien rakentamista
- oppimistapahtuma.
Prosessikartta syntyy oheistuotteena ja se on erikoistapaus palaverimuistiosta.
Usein prosessikuvaa pitää täydentää kyselytutkimuksilla, numeerisilla analyyseillä ja kerättävillä dokumenteilla (tulosteet, dokumentit, työohjeet jne). Nämä kaikki yhdessä muodostavat kuvan toiminnasta.
Oleellisena työvaiheena on kehittämistarpeiden analysointi ja dokumentointi. Ne pohjautuvat dokumentointipalavereiden havaintoihin ja johdon määrittämiin linjauksiin. Selkeät strategiatavoitteet toimivat kehittämishankkeiden suunnittelun selkänojana. Ilman selkeää yhteistä tavoitetta kehittämishankkeet ohjautuvat sattumanvaraisesti paikallisten osaoptimointien mukaisesti.
Mallintamisen notaatio saa toisinaan suurenkin merkityksen (esim. BPMN). Kokemuksemme mukaan käytettävä notaatio ei ole niinkään tärkeää, vaan se että kommunikointi tehdään avoimesti ja että tunnistetaan relevantit elementit sekä kyetään ne myös dokumentoimaan.