Wishing you a peaceful Christmas and a very successful New Year!

Fridful Jul och Gott Nytt År!

Johtajat omistautuvat perhe-elämälle. Työn rakastaminen ja työnarkomania ovat kaksi eri asiaa. Jos laiminlyön perhettäni työni takia, käsitykseni oikeudenmukaisuudesta on syvästi häiriintynyt.

— Alexandre Havard

Ajattelun ajattelu, sillä ajatuksella, että näin syntyisi myönteisiä seurauksia osallistuja oman elämän kannalta.

Mitä voikaan, ehkä vuosien päästä, kehkeytyä siitä, että ajattelet jostain asiasta uudella tavalla? Voisiko näinkin ehkä ajatella? ”Ehkä ehkä, mutta ei välttämättä ehkä edes.”

Kahtena periaatteena esiin nostettiin:

• 1. Meissä on enemmän hyvää kuin mitä päälle näkyy
• 2. Parempi ajattelu synnyttää parempaa elämää.
• – Esa Saarinen

Kokonaisarkkitehtuuri (KA) palvelee toiminnan kehittämistä yrityksen tai organisaation tasolla. KA:n tehtävänä on tuottaa riittävät linjaukset strategiasta toimenpaanoon ja jatkuvaan kehittämiseen.

Kokonaisarkkitehtuuria on kehitetty erityiseti julkishallinnon tarpeisiin ja siitä on olemassa laaja suositus JHS 179 (JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen). Tätä mallia voidaan kuitenkin soveltaa – ainakin ajatuskehikkona – myös yritysorganisaatioissa. KA:n edut ovat ilmeisiä:

• kokonaisnäkemys organisaation tavoitteesta
• strategian ja operatiivisen toiminnan kytkeminen toisiinsa
• konkreettiset työkalut järjestelmien suunnitteluun ja hallintaan
• projektityön tukeminen.

Toiminnan kehittämiseen tuodaan rakenteellinen kokonaisuus, joka tukee kokonaisuuden hahmottamista.

Johtamisen näkökulmasta arkkitehtuuri nivoutuu osaksi koko johtamista:

Olen aiemmin kirjoittanut prosessien kehittämisestä: prosessien kehittäminen joko jatkuvana prosessina (POOGI) tai suurin harppauksin on suuri mahdollisuus, mutta myös varsin haasteellista. Yrityksen omat resurssit saattavat olla niin kiinni päivittäisessä operatiivisessa tekemisessä, että aikaa ei jää määrämuotoiseen kehittämiseen.

Konsulttien käyttäminen kehittämisessä tuo resursseja ja osaamista yritykseen, mutta ilman riittävää omaa panosta osaaminen ja kokemus eivät jää yrityksen osaamispääomaksi.

Palvelumuotoilu saattaa olla vastaus tähän ongelmaan. Palvelumuotoilu pyrkii yhdistämään tuotemuotoilussa käytettyjä menetelmiä toiminnan kehittämiseen – innovoidaan yhdessä ja kokeillaan eri vaihtoehtoja. Palvelumuotoilun tehtävät voidaan esittää alla olevan ympyrän muodossa:

Palvelumuotoilu on epämuodollisempi tapa lähestyä asiakasprosessia (kuin tiukka prosesin mallintaminen ja kehittäminen). Sen etuja perinteiseen prosessikehitykseen on:

• kevyempi – vähemmän määrämuotoista mallintamista,
• konkreettinen – mennään heti asiakastarpeeseen ja sen ymmärtämiseen,
• nopea – tuloksia saadaan nopeasti (kunhan keksitään uudet toimintatavat),
• joustava – voidaan kokeilla eri vaihtoehtoja ja todentaa niiden toimivuus,
• läpinäkyvyys – työntekijät ovat osallisia jatkuvasti ja oppivat uudet työmetodit,
• jatkuvuus – työskentely on jatkuvaa eikä projektinomaista.

Palvelumuotoilun ongelmina voidaan nähdä:

• kokonaisuus voi hämärtyä – ajaudutaan osaoptimointiin,
• tehdään liian nopeita ja huonosti valmisteltuja muutoksia,
• toiminnasta tulee hermostunutta – jatkuvia muutoksia (ellei tälle ole hyvää johtamista),
• ei ole mittareita muutoksen todentamiseksi.

Käytännössä palvelumuotoilussa palvelu (tuote) pilkotaan osiin, joita voidaan lähteä kehittämään kokonaisuuden osina iteroimalla ja kokeilemalla. Tavoitteena on ymmärtää, miten asiakas kokee yrityksen palvelut ja tuotteet.

Palvelu mallinnetaan visuaalisesti helposti hahmotettavaan muotoon. Tämä mahdollistaa työntekijöiden, toimittajien tai asiakkaiden ottamisen mukaan kehitystyöhön pienellä perehdytyksellä.

Teimme joitakin aikoja sitten analyysin erään yrityksen asiakasrajapinnoista. Tulos oli yllättävä: tunnistettiin kaikkiaan 23 eri asiakasrajapintaa (touch points). Alkuperäisenä oletuksena oli, että asiakas kohdataan myynnissä; kuitenkin suuri osa asiakaskommunikaatiosta olikin itse asiassa logistiikassa, tuotehallinassa ja osittain taloushallinnossa.

Vaiheittainen kehittäminen vähentää muutoksen hallinnan riskiä ja tuottaa samalla nopeasti tuloksia. Samalla kaikki yrityksen osaaminen ja kokemus asiakastyöstä saadaan kehittämisen avuksi.

ELY:n tukema Kehittämiskonsultointi on loppunut vuoden 2023 loppuun mennessä. Kiitoksia kaikille yhteistyöstä.

Phoster Oy on ollut helmikuun 2021 alusta alkaen hyväksytty ELY:n kehittämispalvelujen konsultti. ELY:n kehittämispalvelut on varteenotettava vaihtoehto kehitysprojektin toteuttamiseksi varsinkin pienemmille PK-yrityksille. Palveluun kuuluu kolme alla kuvattua osa-aluetta:

Konsultoinnin tavoitteena on edistää ennen kaikkea yritysten

• suunnitelmallista liiketoiminnan kehittämistä,
• hallittua kasvua,
• yrityksen toiminnan selkeä muutos,
• yrityksen nousu seuraavalle liiketoiminnan tasolle.

Yleensä konsultointi aloitetaan Analyysi -vaiheella. Siinä kartoitetaan yhden päivän aikana yrityksen:

• Taloudellinen tilanne (lähtökohtana esim. tuloslaskelma ja tase),
• Toiminnan nykytila (fyysiset tilat, lay-out, varastot, prosessien tilanne …),
• Strategisen kehittämisen tavoitteet,
• Kehittämispotentiaalin tunnistaminen.

Konsultointipalvelun Tuottavuus ja digitalisointi -teeman alla voimme sitten yhdessä kehittää yrityksen toimintaa seuraavilla alueilla:

• kehitetään työn tuottavuuttta ja sujuvuutta,
• kehitetään tuotannon tai palvelun prosessien tehokkuutta,
• kartoitettaan ja kehitetään toiminnan vastuullisuutta huomioiden ekologiset, taloudelliset ja sosiaaliset näkökulmat,
• selvitetään ja kehitetään teknologian ja digitalisaation hyödyntämisen mahdollisuuksia.

Palvelu toteutetaan käytännössä siten, että asiakas tekee hakemuksen ELY:n nettipalvelussa (ELY sähköinen asiointi). Tällöin asiakas pyytää konsultiksi Phoster Oy / Jouni Leskinen. Hyväksytyn hakemuksen jälkeen voidaan aloittaa konsultoinnin sovitussa laajuudessa. Ennen hakua kannattaa olla yhteydessä meihin, niin voimme yhdessä täsmentää hakua.

Palvelun kustannus on asiakkaalle Analyysipalvelusta 260,- euroa / päivä ja Konsultoinnista 325,- euroa / päivä. Yrityksen kehittämiseen saadaan ulkopuolista osaamista ja näkemystä siis hyvinkin pienellä yrityksen omalla rahallisella panostuksella. Omaa aikaa ja vaivaa tarvitaan joka tapauksessa …

Helmikuun 2021 alusta lähtien Phoster Oy on hyväksytty konsultiksi ELY-kehittämispalveluihin. ELY:n kehittämispalvelut ovat pätevä vaihtoehto kehittämishankkeen toteuttamiseen erityisesti pienemmille pk-yrityksille. Palvelu sisältää kolme alla kuvattua aluetta:

Konsultoinnin tavoitteena on edistää ennen kaikkea

• systemaattinen liiketoiminnan kehittäminen,
• hallittua kasvua,
• selkeä muutos yhtiön toiminnassa,
• yhtiön nousu seuraavalle liiketoiminnan tasolle.

Yleensä kuuleminen aloitetaan analyysivaiheesta. Se dokumentoi yrityksen:

• Taloudellinen tilanne (perustuu esimerkiksi tuloslaskelmaan ja taseeseen),
• Toiminnan nykytila (fyysiset tilat, tehdasasennukset, varastot, kunkin liiketoimintaprosessin tila …),
• Strategiset kehitystavoitteet,
• Kehityspotentiaalin tunnistaminen.

Tuottavuuden ja digitalisaation teemalla voimme sitten yhdessä kehittää yhtiön toimintaa seuraavilla osa-alueilla:

• kehittää työn tuottavuutta ja sujuvuutta,
• parantaa tuotanto- tai palveluprosessien tehokkuutta,
• dokumentoida ja kehittää vastuuta toiminnasta ottaen huomioon ekologiset, taloudelliset ja sosiaaliset näkökohdat,
• teknologian ja digitalisaation hyödyntämismahdollisuuksien tutkiminen ja kehittäminen.

Palvelu toteutetaan käytännössä niin, että asiakas tekee hakemuksen ELY:n verkkopalvelussa (ELY-asiointi). Tässä tapauksessa asiakas pyytää Phoster Oy:tä / Jouni Leskistä konsultiksi. Hyväksytyn hakemuksen jälkeen kuuleminen voidaan aloittaa sovitussa laajuudessa. Ennen hakemuksen lähettämistä ota meihin yhteyttä, jotta voimme yhdessä täsmentää hakemuksen sisällön ja laajuuden.

Palvelun hinta on analyysipalvelun asiakkaalle 260 euroa päivältä ja konsultointipalveluille 325 euroa päivältä. Toisin sanoen yritys voi aloittaa kehityksen melko pienellä omalla rahoitusosuutilla.

1.     Asiakas

Asiakaskokemus on kaiken ydin. Asiakas voidaan saada mukaan omaan prosessiin uusilla prosesseilla ja teknisillä mahdollisuuksilla. Onko asiakas myös strategian keskiössä?

Teknologia voi mahdollistaa helpomman asiakaskokemuksen: yhteinen ja ajantasainen tuotetieto, helppo ja nopea asiakaspalvelu, läpinäkyvä toimitusprosessi, hyvin hoidettu takuuprosessi.

Myös tiedon välitys voi merkittävästi kehittää asiakaskokemusta: blog, vblog, podcast, chat, bot, chatbot.

2.   Toiminnan tehokkuus

IT voi edelleen merkittävästi edistää yrityksen toiminnan tehostamista.

Tämä edellyttää, että liiketoimintaprosessit suunnitellaan ja kehitetään myös IT huomioiden. Olemassa olevat toimintatavat tulee asettaa kyseenalaiseksi (rakentavasti) ja löytää yhdessä uudet joustavat ja tehokkaat menettelyt. Joustavat (agile) menettelyt sekä IT:n että liiketoiminnan kehittämisessä ovat hyvä pohja toiminnan tehokkuuden kehittämiselle.

Vähemmän on enemmän!

3. Kustannusten hallinta ja kustannusten läpinäkyvyys

Digitaalisten palveluiden hinta on laskenut merkittävästi. Tämä on kuitenkin vain yksi kustannustekijä; jokainen palvelu pitää myös olla todella käytössä. Vähällä käytöllä oleva palvelu on kallis, vaikka yksikköhinta olisi kuinka edullinen.

Erityisesti investoinnin ja käyttökustannuksen ero on hämärtynyt. Tämä pitää selkeyttää, jotta kustannustietoisuus on laajasti organisaation tiedossa.

IT:n rooli on edelleen suuri mahdollisuus tuote- ja asiakaskannattavuuden raportoimisessa. Jo pelkästään paremmalla perustietojen hallinnalla (Master Data) saadaan merkittävä parannus kustannusten hallintaan.

4.    Kehittämisen johtaminen

IT:n ja liiketoiminnan kehittäminen pitää myös tehdä johdetusti. Pitää tehdä selkeästi strategian täsmennys, IT-strategian suuntaaminen tämän pohjalta sekä nämä yhdistävä kehityssuunnitelma.

Hyväkään suunnitelma ei ole minkään arvoinen, ellei sitä toteuteta. Siksi muutoksen hallinta nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä on entistä tärkeämpi. Nopeasti tehtävät kehitysaskeleet eivät saa olla suunnittelematonta puuhastelua vaan määrätietoista ja suunnitelmallista tavoitteeseen etenemistä.

5.   Tekoäly ja eettisyys

Olemme entistä enemmän tekoälyn kanssa tekemisissä. Käytämme jatkuvasti enemmän ja vähemmän tietoisesti erilaisia algoritmeja. Meillä on teollisuudessa IoT ja edelleen Industry 4.0, jotka ovat tulossa jokapäiväiseksi teknologiaksi. Asiakastyössä ollaan siirtymässä bot- ja robottiaikaan.

Näiden vaikutukset pitää tunnistaa ja niiden kanssa toimiminen pitää määritellä yrityksen arvojen pohjalta. Yritysjohto ei voi jättää tätä teknikoiden vastuulle.

Vuosi 2020 tulee olemaan todella haasteellinen, mutta innostava.

1. Strateginen tavoite

Strateginen tavoite tulee kirkastaa. Tavoite pitää nähdä sekä lyhyen että pitkän ajan kehityskulkuna.

Tavoitteiden tulee olla selkeitä, jotta niiden pohjalta voidaan luonnostella kehitysprojektit. Selkeitä tavoitteita ovat esimerkiksi kasvu (liikevaihdon kasvu 20%, kolme uutta tuotetta vuosittain, kustannusten alentaminen, henkilöstön motivaation kehittäminen uusilla työmenetelmillä).

Tavoitteet pitää myös kommunikoida, jotta jokainen on selvillä; samoin pitää määritellä, mitä kultakin odotetaan tavoitteiden saavuttamiseksi. Kommunikointi tapahtuu luomalla yrityksen strategiasuunnitelman (blueprint).

2. Taustatyö

Taustatyö on oleellinen osa arkkitehtuurin luomista. Taustatyön pitää sisältää:

• riittävä nykytilan analyysi (asiakkaat, tuotteet, prosessit)
• megatrendit , Industry Foresight
• kilpailuprofiili / SWOT / PESTLE.

Toisinaan voi olla paikallaan tehdä ulkopuolisen toteuttama markkinatutkimus, jolla selvitetään nykyisten ja uusien markkinoiden odotukset. Asiakkaiden kyky ja halu maksaa tuotteista tai palveluista voi avata silmät näkemään uusia mahdollisuuksia.

Taustatyö on myös organisaation koulutusta tuleviin muutoshankkeisiin.

3. Osaaminen ja resurssit

Koska järjestelmäarkkitehtuuri on koko yrityksen ja sen toiminnot kattava, on myös hanke resursoitava oikein. Oikeat henkilöt varmistavat, että myös vaikeat päätökset voidaan tehdä tehokkaasti: hankkeen rahoitus ja tarvittavat henkilöt saadaan käyttöön tarpeen mukaan.

Arkkitehtuuritiimin ytimenä pitää olla toimitusjohtaja tai todella isoissa yrityksissä ainakin johtoryhmän jäsen, jolla on riittävä näkemys koko yrityksen strategiaprosessiin.

Työnkulun, strategia-aineiston ja kehitysohjelmien hallitsemiseksi saattaa olla tarpeen hankkia siihen käyttöön suunniteltu ohjelmistotyökalu (esim. Fingertip, Orbus / iServer …).

4. Järjestelmäarkkitehtuurin luominen

Itse järjestelmäarkkitehtuuri rakennetaan projektina – myöhemmin sen ylläpito on osa jatkuvaa kehitystyötä. Viitekehyksenä voidaan soveltuvin osin hyödyntää ITIL-mallia tai TOGAF viitekehystä. Zachman-kehikko voi myös olla hyvä työkalu.

Mitkään työkalut eivät kuitenkaan voi korvata omaa ajattelua!

Arkkitehtuurin pitää sisältää:

• liiketoimintamalli
• tietohallintonäkökulma
• tietojärjestelmät
• infrastruktuuri

Arkkitehtuuri pitää olla tasapainossa liiketoiminnan ja teknologian osalta.

5. Huolellinen suunnittelu

Arkkitehtuurin rakentaminen on hyvin laaja-alainen projekti, joten rakentaminen pitää suunnitella huolellisesti. Ilman hyvää suunnittelua koko hanke alkaa venyä ja ohjautua sattumanvaraisesti kulloisenkin akuutin tilanteen ohjamana.

Suunnittelussa kannattaa ottaa mukaan ulkopuolinen taho, joka kykenee kokoamaan aikataulun, joka on irti yrityksen sisäisitä valtapeleistä. Tämä varmistaa tasapainoisen hankkeen etenemisen ja parhaan lopputuloksen.

6. Muutoshallinta

Muuttuvassa kilpailutilanteessa organisaatioilla näyttää olevan taipumus pitäytyä olemassa oleviin toimintatapoihin. Tämä tilanteen voittamiseksi pitää muutossuunnittelu ottaa mukaan heti alusta alkaen.

Hallittu muutoshallinta selkeyttää hankkeen tavoitteet, vaikutukset toimintoihin ja organisaatioon, luo toimintatavat muutosten tunnistamiseen, vahvistaa roolit ja vastuut. Myös muutoshallinnassa kannattaa hyödyntää jotain olemassa olevaa mallia (esim. Kotter 8 Step Model).

Muutoksen etenemistä pitää jatkuvasti seurata ja poikkeamiin pitää reagoida suunnitelman mukaisesti.

Valmistavan yrityksen tuotannon kehittäminen on edennyt Industry 4.0 -vaiheeseen. Tällöin hyödynnetään itsenäistä päätöksentekoa tuotannon automatisoinnissa ja päästään uudelle tasolla laadun ja kapasiteetin ohjauksessa.

Tämä teknologia pohjautuu älykkäisiin toimilaitteisiin, big data’aan sekä pilvipalveluihin. Tähän kehitysvaiheeseen on tultu seuraavan kehityspolun mukaisesti:

Kun laitteet kykenevät pitkälle menevään oppimiseen lisääntyvän tietopohjan perusteella, niin tuotantojärjestelmä voidaan kehittää uudelle pohjalle. IoT mahdollistaa jatkuvan tiedonkeruun ja suuren tietomäärän keräämisen (Big Data). Simulaatiot mahdollistavat eri skenaarioiden testaamisen ennen edes tuotantoon vientiä tai tuotannossa eri toteutusvaihtoehtojen valinnassa. Lisätty todellisuus (AR) voi tehostaa koulutusta tai tuoda uusia ulottuvuuksia poikkeamien ja ongelmien analysointiin.

Tämä kaikki nojaa eri järjestelmien väliseen tehokkaaseen integraatioon, jolloin itsenäiset laitteet ja osajärjestelmät ovat reaaliaikaisesti yhteydessä keskenään.

Industry 4.0 tulee mullistamaan tuotannon, mutta ei välttämättä yhdessä yössä, vaan sitä mukaa, kun vanha laitekanta korvautuu uudella. Tämän vuoksi tarvitaan strategista näkemystä, jonka mukaan tuotannon kehittämistä tehdään oikeaan suuntaan.

Tekemällä huolellinen kokonaisuunnittelu voidaan välttää hukkainvestoinnit ja ajan käyttö kokonaisuuden kannalta epäoleellisiin asioihin.

Kaikkein edullisin järjestelmä on järjestelmä, jota ei tarvitse hankkia …

Useimmat yritykset kuitenkin hyötyvät merkittävästi kokonaisjärjestelmästä, koska kokemuksen mukaan se tukee yrityksen kasvua ja kehittymistä. Kokonaisjärjestelmä on ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning System), mutta se on muutakin kuin nimensä mukainen suunnittelutyökalu: se parhaimmillaan yrityksen toiminnan- ja tiedonhallinnan selkäranka.

Kokonaisjärjestelmän todettuja hyötyjä ovat:

1. toiminnan suunnittelu
   1. SCM – ostojen tehostuminen, varastojen hallinta
   2. tuotannon ohjaus
   3. asiakaspalvelun tehostuminen (asiakaslupaus: nopeus, saatavuus)
2. prosessien ja tiedonhallin integrointi
3. prosessit voidaan automatisoida tehokkaammin
4. tiedon läpinäkyvyys paranee
5. tietojen hallinta yhdenmukaistuu
   1. yksi ja yhteinen Master data
   2. yhteiset tiedon esitystavat (tuoteryhmät jne)
   3. selkeät vastuut
6. hallittu järjestelmäratkaisu
   1. vähemmän järjestelmiä
   2. vähemmän ylläpidettävää
7. raportoinnin kehittyminen
   1. kustannusseuranta

 Kokonaisjärjestelmän hankinnan haasteita ovat:

1. valintaprojektin vaativuus
   1. liiketoimintamallin kuvaaminen
   2. prosessien kuvaaminen
2. iso järjestelmäprojekti
   1. laaja ja monimutkainen hanke
   2. laajat vaikutukset
   3. toiminnan ja käyttöönoton riskit
3. muutoshallinta
   1. muutoshallinta pitää suunnitella ja koordinoida
4. kustannukset
   1. projektin aikaiset kustannukset ovat korkeat
   2. vaatii jatkuvaa ylläpitoa

Kaikesta edellä sanotusta huolimatta useimmat yritykset hyötyvät kokonaisjärjestelmästä. Parempi toiminnan suunnittelu, asiakaspalvelun paraneminen, vaihto-omaisuuden parempi hallinta ovat asioita, jotka kiinnostavat jokaista yritystä.  

Parantunut ennustaminen hyödyntää sekä koko toimitusketjua että talouden suunnittelua. Hyötyjen konkretisointi edellyttää kokonaisvaltaista toiminnan (prosessit) ja työkalujen (toimintapolitiikat, ohjelmisto, koulutus, tuki) yhteensovittamista ja kehittämistä.

Järjestelmän hankintaan pitää suhtautua vakavasti, panostaa siihen ja pitää nähdä vaivaa. Toimiva kokonaisjärjestelmä ei synny sattumalta vaan hyvän suunnittelun tuloksena.