Digitaalinen transformaatio

Monet yritykset eivät ainoastaan implementoi ERP järjestelmää, vaan he näkevät ERP järjestelmän osana digitalisaatiostrategiaa, joka holistisesti yhdistää ihmiset, prosessit ja teknologian. Onkin tarpeen ymmärtää uudet digitalisaation luonne ja mahdollisuudet.

Mitä on digitaalinen murros?

Digitaalinen murros on prosessi, jossa luodaan uusia liiketoimintamalleja ja jolla luodaan perusta uusien teknologioiden ja datamallien käyttöönotolle. Tämä on jatkuva prosessi, joka haastaa yrityksen johdon ja työntekijät, jotta kyetään tunnistamaan vanhat toimintatavat ja toisaalta tunnistamaan uudet mahdollisuudet tietomallien ja toimintatapojen tasolla.

Digitaalisuus ei ole ensisijaisesti teknologiaa, vaan ajatusmallien ja toimintatapojen muutos. Tavoitteena on löytää organisaation ajattelun mekanismit, jotka mahdollistavat ja johtavat uusien palvelumallien, tietohierarkioiden ja sovellusten luomiseen ja käyttöönottoon.

Mitä digitaalisella muutoksella voidaan saavuttaa?

  1. Saumaton asiakaskokemus koko asiakasrajapinnassa
  2. Mahdollistaa jatkuvan kasvun soveltamalla mobiili, eCommerce ja digitaalisia myyntikanavia
  3. Uudistaa olemassa olevia palveluja ja tuotteita uusilla ominaisuuksilla
  4. Kehittää strategista päätöksentekoa syvemmällä tiedon analysoinnilla
  5. Luo ja mahdollistaa uuden jatkuvan parantamisen kulttuurin (POOGI)
  6. Helpottaa työntekijöiden osallistumista innovaatioprosessiin ja yleensä lisäarvon tuottamiseen
  7. Automatisointi mahdollistaa työntekijöiden työn kohdistamisen todelliseen arvon tuotantoon.

Yritysten digitalisaatiostrategian kypsyyttä voidaan hahmottaa seuraavalla nelikentällä:

Askeleet digitaaliseen muutokseen

  1. Ymmärrä strategiset tavoitteet

Tavoitteet pitää selkeyttää erityisesti asiakasnäkökulmasta. Onko tarkoituksena luoda uusia liiketoimintamalleja vai onko tarkoitus parantaa olemassa olevien tuotteiden kannattavuutta?

Onko kyse pienen askeleen prosessin kehittämisestä vai radikaalista muutoksesta?

2. Analysoi organisaation nykyinen kulttuuri ja tehokkuus

Mikä on organisaation asenne ja valmius jatkuvaan kehittämiseen? Mitä on tehokkuus? Onko olemassa mittaristo tehokkuuden mittaamiseen?

Mitkä tekijät ovat ristiriidassa digitalisaation tavoitteiden ja nykyisen yrityskulttuurin välillä?

3. Keskity ihmisten valmiuksien ja osaamisen kehittämiseen

Onko organisaatiokulttuurissa sallittu avoin keskustelu ja rohkaistaanko innovaatioon ja ongelman ratkaisuun? Tee muutoshallinnan suunnitelma, joka kattavasti käsittelee kaikki muutosalueet.

Strategiset tavoitteet tulee asettaa muutoshallinnan lähtökohdaksi.

4. Laita painopiste arvon tuotantoon

Nykyisten prosessien ja niiden kipupisteiden mallintaminen on hyvä lähtökohta arvon tuotannon kehittämiselle.

Uudet arvontuotannon prosessit voidaan mallintaa joko a) ylhäältä-alas (’top-down value chain mapping’) tai b) alhaalta ylöspäin (’bottom-up value stream mapping’). Näissä voidaan soveltaa alan parhaita käytäntöjä mallina tai sitten voidaan ottaa käyttöön laajempi kehittämisen viitekehys (esim. Lean/Six Sigma).

5. Analysoi olemassa olevat tietovarastot, niiden arvo ja ajantasaisuus

Tiedon laatu on kriittinen komponentti digitalisaation kehittämisessä. Olemassa oleva data pitää kehittää kahdesta näkökulmasta: 1) tiedon oikeellisuus, 2) tiedon kattavuus.

Nämä vaatimukset edellyttävät, että olemassa olevaa tietoa siivotaan ja toisaalta sitä rikastetaan uusilla tietoelementeillä.

6. Valitse tarvittava uusi teknologia ja vie se myös käytäntöön

Muutoksen hallitsemiseksi tarvitaan teknologian road map. Tämä on tärkeää, jotta vaiheittain tapahtuvat kehitysaskeleet saadaan koordinoitua haluttuun suuntaan. Samalla luodaan viitekehys, jossa arvioidaan teknistä yhteensopivuutta, kustannuksia (Total-Cost-of-Ownership) ja käyttöönottomalleja.

Digitalisaation kehittämiseksi on jo tehty paljon työtä. Digitaalisen kypsyyden tasoa voidaan hahmotta eri toimialoilla alla olevalla kaaviolla:

Näkymiä ja valintoja vuodelle 2020

1.     Asiakas

Asiakaskokemus on kaiken ydin. Asiakas voidaan saada mukaan omaan prosessiin uusilla prosesseilla ja teknisillä mahdollisuuksilla. Onko asiakas myös strategian keskiössä?

Teknologia voi mahdollistaa helpomman asiakaskokemuksen: yhteinen ja ajantasainen tuotetieto, helppo ja nopea asiakaspalvelu, läpinäkyvä toimitusprosessi, hyvin hoidettu takuuprosessi.

Myös tiedon välitys voi merkittävästi kehittää asiakaskokemusta: blog, vblog, podcast, chat, bot, chatbot.

2.   Toiminnan tehokkuus

IT voi edelleen merkittävästi edistää yrityksen toiminnan tehostamista.

Tämä edellyttää, että liiketoimintaprosessit suunnitellaan ja kehitetään myös IT huomioiden. Olemassa olevat toimintatavat tulee asettaa kyseenalaiseksi (rakentavasti) ja löytää yhdessä uudet joustavat ja tehokkaat menettelyt. Joustavat (agile) menettelyt sekä IT:n että liiketoiminnan kehittämisessä ovat hyvä pohja toiminnan tehokkuuden kehittämiselle.

Vähemmän on enemmän!

3. Kustannusten hallinta ja kustannusten läpinäkyvyys

Digitaalisten palveluiden hinta on laskenut merkittävästi. Tämä on kuitenkin vain yksi kustannustekijä; jokainen palvelu pitää myös olla todella käytössä. Vähällä käytöllä oleva palvelu on kallis, vaikka yksikköhinta olisi kuinka edullinen.

Erityisesti investoinnin ja käyttökustannuksen ero on hämärtynyt. Tämä pitää selkeyttää, jotta kustannustietoisuus on laajasti organisaation tiedossa.

IT:n rooli on edelleen suuri mahdollisuus tuote- ja asiakaskannattavuuden raportoimisessa. Jo pelkästään paremmalla perustietojen hallinnalla (Master Data) saadaan merkittävä parannus kustannusten hallintaan.

4.    Kehittämisen johtaminen

IT:n ja liiketoiminnan kehittäminen pitää myös tehdä johdetusti. Pitää tehdä selkeästi strategian täsmennys, IT-strategian suuntaaminen tämän pohjalta sekä nämä yhdistävä kehityssuunnitelma.

Hyväkään suunnitelma ei ole minkään arvoinen, ellei sitä toteuteta. Siksi muutoksen hallinta nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä on entistä tärkeämpi. Nopeasti tehtävät kehitysaskeleet eivät saa olla suunnittelematonta puuhastelua vaan määrätietoista ja suunnitelmallista tavoitteeseen etenemistä.

5.   Tekoäly ja eettisyys

Olemme entistä enemmän tekoälyn kanssa tekemisissä. Käytämme jatkuvasti enemmän ja vähemmän tietoisesti erilaisia algoritmeja. Meillä on teollisuudessa IoT ja edelleen Industry 4.0, jotka ovat tulossa jokapäiväiseksi teknologiaksi. Asiakastyössä ollaan siirtymässä bot- ja robottiaikaan.

Näiden vaikutukset pitää tunnistaa ja niiden kanssa toimiminen pitää määritellä yrityksen arvojen pohjalta. Yritysjohto ei voi jättää tätä teknikoiden vastuulle.

Vuosi 2020 tulee olemaan todella haasteellinen, mutta innostava.

Järjestelmäarkkitehtuuri – huomioitavia asioita

1. Strateginen tavoite

Strateginen tavoite tulee kirkastaa. Tavoite pitää nähdä sekä lyhyen että pitkän ajan kehityskulkuna.

Tavoitteiden tulee olla selkeitä, jotta niiden pohjalta voidaan luonnostella kehitysprojektit. Selkeitä tavoitteita ovat esimerkiksi kasvu (liikevaihdon kasvu 20%, kolme uutta tuotetta vuosittain, kustannusten alentaminen, henkilöstön motivaation kehittäminen uusilla työmenetelmillä).

Tavoitteet pitää myös kommunikoida, jotta jokainen on selvillä; samoin pitää määritellä, mitä kultakin odotetaan tavoitteiden saavuttamiseksi. Kommunikointi tapahtuu luomalla yrityksen strategiasuunnitelman (blueprint).

2. Taustatyö

Taustatyö on oleellinen osa arkkitehtuurin luomista. Taustatyön pitää sisältää:

  • riittävä nykytilan analyysi (asiakkaat, tuotteet, prosessit)
  • megatrendit , Industry Foresight
  • kilpailuprofiili / SWOT / PESTLE.

Toisinaan voi olla paikallaan tehdä ulkopuolisen toteuttama markkinatutkimus, jolla selvitetään nykyisten ja uusien markkinoiden odotukset. Asiakkaiden kyky ja halu maksaa tuotteista tai palveluista voi avata silmät näkemään uusia mahdollisuuksia.

Taustatyö on myös organisaation koulutusta tuleviin muutoshankkeisiin.

3. Osaaminen ja resurssit

Koska järjestelmäarkkitehtuuri on koko yrityksen ja sen toiminnot kattava, on myös hanke resursoitava oikein. Oikeat henkilöt varmistavat, että myös vaikeat päätökset voidaan tehdä tehokkaasti: hankkeen rahoitus ja tarvittavat henkilöt saadaan käyttöön tarpeen mukaan.

Arkkitehtuuritiimin ytimenä pitää olla toimitusjohtaja tai todella isoissa yrityksissä ainakin johtoryhmän jäsen, jolla on riittävä näkemys koko yrityksen strategiaprosessiin.

Työnkulun, strategia-aineiston ja kehitysohjelmien hallitsemiseksi saattaa olla tarpeen hankkia siihen käyttöön suunniteltu ohjelmistotyökalu (esim. Fingertip, Orbus / iServer …).

4. Järjestelmäarkkitehtuurin luominen

Itse järjestelmäarkkitehtuuri rakennetaan projektina – myöhemmin sen ylläpito on osa jatkuvaa kehitystyötä. Viitekehyksenä voidaan soveltuvin osin hyödyntää ITIL-mallia tai TOGAF viitekehystä. Zachman-kehikko voi myös olla hyvä työkalu.

Mitkään työkalut eivät kuitenkaan voi korvata omaa ajattelua!

Arkkitehtuurin pitää sisältää:

  • liiketoimintamalli
  • tietohallintonäkökulma
  • tietojärjestelmät
  • infrastruktuuri

Arkkitehtuuri pitää olla tasapainossa liiketoiminnan ja teknologian osalta.

5. Huolellinen suunnittelu

Arkkitehtuurin rakentaminen on hyvin laaja-alainen projekti, joten rakentaminen pitää suunnitella huolellisesti. Ilman hyvää suunnittelua koko hanke alkaa venyä ja ohjautua sattumanvaraisesti kulloisenkin akuutin tilanteen ohjamana.

Suunnittelussa kannattaa ottaa mukaan ulkopuolinen taho, joka kykenee kokoamaan aikataulun, joka on irti yrityksen sisäisitä valtapeleistä. Tämä varmistaa tasapainoisen hankkeen etenemisen ja parhaan lopputuloksen.

6. Muutoshallinta

Muuttuvassa kilpailutilanteessa organisaatioilla näyttää olevan taipumus pitäytyä olemassa oleviin toimintatapoihin. Tämä tilanteen voittamiseksi pitää muutossuunnittelu ottaa mukaan heti alusta alkaen.

Hallittu muutoshallinta selkeyttää hankkeen tavoitteet, vaikutukset toimintoihin ja organisaatioon, luo toimintatavat muutosten tunnistamiseen, vahvistaa roolit ja vastuut. Myös muutoshallinnassa kannattaa hyödyntää jotain olemassa olevaa mallia (esim. Kotter 8 Step Model).

Muutoksen etenemistä pitää jatkuvasti seurata ja poikkeamiin pitää reagoida suunnitelman mukaisesti.

Industry 4.0 – mitä se merkitsee?

Valmistavan yrityksen tuotannon kehittäminen on edennyt Industry 4.0 -vaiheeseen. Tällöin hyödynnetään itsenäistä päätöksentekoa tuotannon automatisoinnissa ja päästään uudelle tasolla laadun ja kapasiteetin ohjauksessa. Tämä teknologia pohjautuu älykkäisiin toimilaitteisiin, big data’aan sekä pilvipalveluihin. Tähän kehitysvaiheeseen on tultu seuraavan kehityspolun mukaisesti:

Kun laitteet kykenevät pitkälle menevään oppimiseen lisääntyvän tietopohjan perusteella, niin tuotantojärjestelmä voidaan kehittää uudelle pohjalle. IoT mahdollistaa jatkuvan tiedonkeruun ja suuren tietomäärän keräämisen (Big Data). Simulaatiot mahdollistavat eri skenaarioiden testaamisen ennen edes tuotantoon vientiä tai tuotannossa eri toteutusvaihtoehtojen valinnassa. Lisätty todellisuus voi tehostaa koulutusta tai tuoda uusia ulottuvuuksia poikkeamien ja ongelmien analysointiin.

Tämä kaikki nojaa eri järjestelmien väliseen tehokkaaseen integraatioon, jolloin itsenäiset laitteet ja osajärjestelmät ovat reaaliaikaisesti yhteydessä keskenään. Industry 4.0 tulee mullistamaan tuotannon, mutta ei välttämättä yhdessä yössä, vaan sitä mukaa, kun vanha laitekanta korvautuu uudella. Tämän vuoksi tarvitaan strategista näkemystä, jonka mukaan tuotannon kehittämistä tehdään oikeaan suuntaan.

Järjestelmävalinta – tarvitaanko ERP-järjestelmää?

Kaikkein edullisin järjestelmä on järjestelmä, jota ei tarvitse hankkia …

Useimmat yritykset kuitenkin hyötyvät merkittävästi kokonaisjärjestelmästä, koska kokemuksen mukaan se tukee yrityksen kasvua ja kehittymistä. Kokonaisjärjestelmä on ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning System), mutta se on muutakin kuin nimensä mukainen suunnittelutyökalu: se parhaimmillaan yrityksen toiminnan- ja tiedonhallinnan selkäranka.

Kokonaisjärjestelmän todettuja hyötyjä ovat:

  1. toiminnan suunnittelu
    1. SCM – ostojen tehostuminen, varastojen hallinta
    2. tuotannon ohjaus
    3. asiakaspalvelun tehostuminen (asiakaslupaus: nopeus, saatavuus)
  2. prosessien ja tiedonhallin integrointi
  3. prosessit voidaan automatisoida tehokkaammin
  4. tiedon läpinäkyvyys paranee
  5. tietojen hallinta yhdenmukaistuu
    1. yksi ja yhteinen Master data
    2. yhteiset tiedon esitystavat (tuoteryhmät jne)
    3. selkeät vastuut
  6. hallittu järjestelmäratkaisu
    1. vähemmän järjestelmiä
    2. vähemmän ylläpidettävää
  7. raportoinnin kehittyminen
    1. kustannusseuranta

 Kokonaisjärjestelmän hankinnan haasteita ovat:

  1. valintaprojektin vaativuus
    1. liiketoimintamallin kuvaaminen
    2. prosessien kuvaaminen
  2. iso järjestelmäprojekti
    1. laaja ja monimutkainen hanke
    2. laajat vaikutukset
    3. toiminnan ja käyttöönoton riskit
  3. muutoshallinta
    1. muutoshallinta pitää suunnitella ja koordinoida
  4. kustannukset
    1. projektin aikaiset kustannukset ovat korkeat
    2. vaatii jatkuvaa ylläpitoa

Kaikesta edellä sanotusta huolimatta useimmat yritykset hyötyvät kokonaisjärjestelmästä. Parempi toiminnan suunnittelu, asiakaspalvelun paraneminen, vaihto-omaisuuden parempi hallinta ovat asioita, jotka kiinnostavat jokaista yritystä.  

Parantunut ennustaminen hyödyntää sekä koko toimitusketjua että talouden suunnittelua. Hyötyjen konkretisointi edellyttää kokonaisvaltaista toiminnan (prosessit) ja työkalujen (toimintapolitiikat, ohjelmisto, koulutus, tuki) yhteensovittamista ja kehittämistä.

Järjestelmän hankintaan pitää suhtautua vakavasti, panostaa siihen ja pitää nähdä vaivaa. Toimiva kokonaisjärjestelmä ei synny sattumalta vaan hyvän suunnittelun tuloksena.

Prosessien mallintaminen – Pandoran lipas

Liiketoimintaprosessien mallintamisen työvaiheet

Liiketoimintaprosessien mallintaminen pyrkii antamaan kokonaiskuvan toiminnan prosesseista ja niiden liittymisestä toisiinsa ja laajemmin yrityksen strategisiin tavoitteisiin. Mallintaminen pyrkii tuottamaan holistisen kuvan liiketoiminnasta prosessien ja tehtävien tasolla. Mallintaminen ei ole itsetarkoituksellista – kuvan tekemistä kuvan vuoksi. Mallintaminen on ennen kaikkea:

  • teemahaastattelutilanne
  • ongelman analysointia
  • avointa roolien välistä kommunikointia
  • ideariihi
  • tiimien rakentamista
  • oppimistapahtuma.

Prosessikartta syntyy oheistuotteena ja se on erikoistapaus palaverimuistiosta.

Usein prosessikuvaa pitää täydentää kyselytutkimuksilla, numeerisilla analyyseillä ja kerättävillä dokumenteilla (tulosteet, dokumentit, työohjeet jne). Nämä kaikki yhdessä muodostavat kuvan toiminnasta.

Oleellisena työvaiheena on kehittämistarpeiden analysointi ja dokumentointi. Ne pohjautuvat dokumentointipalavereiden havaintoihin ja johdon määrittämiin linjauksiin. Selkeät strategiatavoitteet toimivat kehittämishankkeiden suunnittelun selkänojana. Ilman selkeää yhteistä tavoitetta kehittämishankkeet ohjautuvat sattumanvaraisesti paikallisten osaoptimointien mukaisesti.

Mallintamisen notaatio saa toisinaan suurenkin merkityksen (esim. BPMN). Kokemuksemme mukaan käytettävä notaatio ei ole niinkään tärkeää, vaan se että kommunikointi tehdään avoimesti ja että tunnistetaan relevantit elementit sekä kyetään ne myös dokumentoimaan.

Kehittäminen, kehittyminen, kehitys …

Phoster Oy on kumppaninne liiketoiminnan kehittämisessä. Konsultoimme yrityksiä strategian implementoinnin, prosessien kehittämisen, muutosjohtamisen ja tietotekniikan alueilla.

Luotamme muutosjohtamisen työkaluihin, avoimeen dialogiin ja systemaatiseen mallintamiseen. Mallintamisessa käytämme työkaluna esim. QPR EnterpriseArchitect -ohjelmistoa. Myös MS Visio ja IBM Blueworks ovat tuttuja sekä toisinaan jopa MS PowerPoint voi toimia riittävänä välineenä.

Työotteemme on avoin ja haastava dialogi sekä rohkea uusien ideoiden esille tuominen.