Phoster Oy

Kaikkein edullisin järjestelmä on järjestelmä, jota ei tarvitse hankkia …

Useimmat yritykset kuitenkin hyötyvät merkittävästi kokonaisjärjestelmästä, koska kokemuksen mukaan se tukee yrityksen kasvua ja kehittymistä. Kokonaisjärjestelmä on ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning System), mutta se on muutakin kuin nimensä mukainen suunnittelutyökalu: se parhaimmillaan yrityksen toiminnan- ja tiedonhallinnan selkäranka.

Kokonaisjärjestelmän todettuja hyötyjä ovat:

1. toiminnan suunnittelu
   1. SCM – ostojen tehostuminen, varastojen hallinta
   2. tuotannon ohjaus
   3. asiakaspalvelun tehostuminen (asiakaslupaus: nopeus, saatavuus)
2. prosessien ja tiedonhallin integrointi
3. prosessit voidaan automatisoida tehokkaammin
4. tiedon läpinäkyvyys paranee
5. tietojen hallinta yhdenmukaistuu
   1. yksi ja yhteinen Master data
   2. yhteiset tiedon esitystavat (tuoteryhmät jne)
   3. selkeät vastuut
6. hallittu järjestelmäratkaisu
   1. vähemmän järjestelmiä
   2. vähemmän ylläpidettävää
7. raportoinnin kehittyminen
   1. kustannusseuranta

 Kokonaisjärjestelmän hankinnan haasteita ovat:

1. valintaprojektin vaativuus
   1. liiketoimintamallin kuvaaminen
   2. prosessien kuvaaminen
2. iso järjestelmäprojekti
   1. laaja ja monimutkainen hanke
   2. laajat vaikutukset
   3. toiminnan ja käyttöönoton riskit
3. muutoshallinta
   1. muutoshallinta pitää suunnitella ja koordinoida
4. kustannukset
   1. projektin aikaiset kustannukset ovat korkeat
   2. vaatii jatkuvaa ylläpitoa

Kaikesta edellä sanotusta huolimatta useimmat yritykset hyötyvät kokonaisjärjestelmästä. Parempi toiminnan suunnittelu, asiakaspalvelun paraneminen, vaihto-omaisuuden parempi hallinta ovat asioita, jotka kiinnostavat jokaista yritystä.  

Parantunut ennustaminen hyödyntää sekä koko toimitusketjua että talouden suunnittelua. Hyötyjen konkretisointi edellyttää kokonaisvaltaista toiminnan (prosessit) ja työkalujen (toimintapolitiikat, ohjelmisto, koulutus, tuki) yhteensovittamista ja kehittämistä.

Järjestelmän hankintaan pitää suhtautua vakavasti, panostaa siihen ja pitää nähdä vaivaa. Toimiva kokonaisjärjestelmä ei synny sattumalta vaan hyvän suunnittelun tuloksena.

Liiketoimintaprosessien mallintaminen pyrkii antamaan kokonaiskuvan toiminnan prosesseista ja niiden liittymisestä toisiinsa ja laajemmin yrityksen strategisiin tavoitteisiin. Mallintaminen pyrkii tuottamaan holistisen kuvan liiketoiminnasta prosessien ja tehtävien tasolla. Mallintaminen ei ole itsetarkoituksellista – kuvan tekemistä kuvan vuoksi. Mallintaminen on ennen kaikkea:

• teemahaastattelutilanne
• ongelman analysointia
• avointa roolien välistä kommunikointia
• ideariihi
• tiimien rakentamista
• oppimistapahtuma.

Prosessikartta syntyy oheistuotteena ja se on erikoistapaus palaverimuistiosta.

Usein prosessikuvaa pitää täydentää kyselytutkimuksilla, numeerisilla analyyseillä ja kerättävillä dokumenteilla (tulosteet, dokumentit, työohjeet jne). Nämä kaikki yhdessä muodostavat kuvan toiminnasta.

Oleellisena työvaiheena on kehittämistarpeiden analysointi ja dokumentointi. Ne pohjautuvat dokumentointipalavereiden havaintoihin ja johdon määrittämiin linjauksiin. Selkeät strategiatavoitteet toimivat kehittämishankkeiden suunnittelun selkänojana. Ilman selkeää yhteistä tavoitetta kehittämishankkeet ohjautuvat sattumanvaraisesti paikallisten osaoptimointien mukaisesti.

Mallintamisen notaatio saa toisinaan suurenkin merkityksen (esim. BPMN). Kokemuksemme mukaan käytettävä notaatio ei ole niinkään tärkeää, vaan se että kommunikointi tehdään avoimesti ja että tunnistetaan relevantit elementit sekä kyetään ne myös dokumentoimaan.